Reisekosten richtig abrechnen – so vermeiden Sie steuerliche Fallstricke

Geschäftsreisen gehören für viele Berufstätige zum Alltag. Ob Kundentermine, Seminare oder Messen – schnell kommen Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten zusammen. Damit das Finanzamt diese Ausgaben auch anerkennt, müssen sie korrekt abgerechnet und nachvollziehbar dokumentiert werden. Schon kleine Fehler, etwa bei der Anwendung von Pauschalen oder beim Nachweis von Belegen, können steuerliche Nachteile mit sich bringen.

Worauf Sie bei der Reisekostenabrechnung achten sollten

Zu den Reisekosten zählen alle Aufwendungen, die im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen – also Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und kleinere Nebenkosten wie Park- oder Mautgebühren. Entscheidend ist, dass die Reise ausschließlich beruflich veranlasst ist. Private Anteile dürfen nicht berücksichtigt werden.

Wer mit dem eigenen Pkw unterwegs ist, kann die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Sie deckt sämtliche Kosten wie Benzin, Versicherung und Wartung ab und erspart aufwendige Einzelabrechnungen. Alternativ können die tatsächlichen Fahrzeugkosten nur dann geltend gemacht werden, wenn sie detailliert nachgewiesen werden – etwa durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Bei Bahn-, Flug- oder Mietwagenreisen reichen die entsprechenden Belege aus.

Auch die Verpflegung während einer Reise kann steuerlich berücksichtigt werden – über feste Verpflegungspauschalen. Diese betragen aktuell 14 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden, 28 Euro für volle Kalendertage sowie jeweils 14 Euro für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder im Hotel gestellt, ist die Pauschale entsprechend zu kürzen – um 20 Prozent für Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen.

Übernachtungskosten können in tatsächlicher Höhe abgerechnet werden, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Enthält der Hotelpreis ein Frühstück, sollte dieser Anteil
herausgerechnet werden, um eine doppelte steuerliche Begünstigung zu vermeiden.

Für die Anerkennung durch das Finanzamt ist eine sorgfältige Dokumentation entscheidend. Notieren Sie Reiseziel, Datum, Anlass und Dauer der Abwesenheit und fügen Sie alle Belege hinzu. Eine lückenlose Aufzeichnung sorgt dafür, dass Ihre Reisekostenabrechnung auch einer Prüfung standhält.

Wer diese Grundsätze beachtet, spart Zeit, Nerven und oft auch Geld. Eine sauber erstellte Reisekostenabrechnung sorgt für steuerliche Klarheit und zeigt, dass Sie Ihre betrieblichen Abläufe im Griff haben. Wenn Sie unsicher sind, welche Pauschalen Sie anwenden dürfen oder wie Sie Reisekosten optimal dokumentieren, unterstützt Sie Steuerberater Ralph Helwig gerne – kompetent, zuverlässig und mit dem Blick fürs Detail.

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